Conciliação financeira: como fazer e o que muda em 2027

Conciliação financeira é o processo de comparar o que a empresa registrou com o que de fato entrou e saiu do caixa. Bancos, adquirentes e sistemas internos precisam contar a mesma história, na mesma data e no mesmo valor.

Essa definição circula em todo lugar, no entanto ela resolve pouco. Afinal, o que quase ninguém explica é que a conciliação pode fechar no total e continuar errada em cada transação.

Na prática, a consequência é direta. Um erro para mais compensa um erro para menos, o saldo bate e a diferença nunca chega ao relatório. Enquanto isso, taxa cobrada a maior, estorno duplicado e repasse que não chegou seguem dentro da operação.

Por isso, neste guia você vê os tipos de conciliação financeira, como executar o processo etapa por etapa e onde ele costuma falhar. Sobretudo, vê o que muda a partir de 2027, quando o imposto passa a ser separado na própria liquidação.

O que é conciliação financeira

Comparar registro e dinheiro é o resumo do processo, contudo o detalhe está nas bases que entram na comparação. De um lado estão a venda, o contrato, o título e o lançamento contábil.

Do outro estão o extrato bancário, o relatório da adquirente, o arquivo de retorno da cobrança e o comprovante de pagamento.

Antes de tudo, ela existe para responder a uma pergunta objetiva: tudo o que foi vendido entrou, no valor certo, na data certa e com a taxa certa? Quando a resposta é não, o processo precisa apontar qual operação divergiu e por quê.

É por isso que a conciliação é uma rotina de dados, não uma rotina de esforço. Afinal, ela depende de base, de chave de casamento e de critério, muito mais do que de horas de conferência manual.

Conciliação financeira não é fluxo de caixa

Os dois conceitos andam juntos e são confundidos com frequência. Enquanto o fluxo de caixa projeta entradas e saídas, a conciliação financeira valida se aquilo que entrou e saiu corresponde ao que foi registrado.

Na prática, o fluxo de caixa depende da conciliação. Uma projeção construída sobre recebíveis não conferidos é uma projeção sobre um número que ninguém validou.

Por que conferir apenas o saldo total esconde o problema

Esta é a falha mais cara e a mais silenciosa. Quando a conferência é feita pelo valor agregado do dia, um erro para mais compensa um erro para menos, e o saldo fecha.

O total bate, a diferença some do relatório e permanece na operação. Uma taxa aplicada acima do contratado em um lote de transações pode ser anulada, no agregado, por um estorno em duplicidade. Contudo, nenhum dos dois aparece.

Por isso, a granularidade importa mais do que a frequência. Conciliar todo dia por saldo total resolve menos do que conciliar por semana no nível da transação.

Os tipos de conciliação financeira

A conciliação recebe nomes diferentes conforme a base comparada. Além disso, em operações com volume, os tipos abaixo convivem e precisam fechar entre si.

Conciliação bancária

Ela compara os lançamentos do sistema interno com o extrato da conta, e entram aqui recebimentos, pagamentos, transferências, tarifas e estornos. Trata-se do tipo mais conhecido e do mais frágil quando feito por saldo, já que a conta reúne origens muito diferentes.

Conciliação de cartões e meios de pagamento

Aqui, a venda registrada é comparada com o que a adquirente informou e com o que o banco creditou. É o tipo mais denso, porque envolve três camadas.

Primeiro vem a transação autorizada. Depois, o valor bruto reconhecido pela adquirente. Por fim, o valor líquido creditado, já descontados taxa, antecipação, cancelamento e ajuste. Do mesmo modo, Pix e boleto seguem essa lógica, com prazos e regras próprias.

Conciliação de recebíveis

Este tipo acompanha o que está previsto para entrar, por vencimento e por contraparte, e serve para antecipar inadimplência, sustentar a cobrança e dar base à projeção de caixa. Contudo, ele depende diretamente da conciliação de cartões, já que boa parte do recebível futuro nasce de venda parcelada.

Conciliação contábil

Confronta as movimentações com as contas do plano contábil e sustenta o fechamento. É onde a diferença não conciliada vira ajuste, e ajuste recorrente sem explicação é ponto de auditoria.

Conciliação fiscal

Nesse caso, o confronto é entre o que foi apurado e escriturado e o que foi documentado e recolhido. Durante a transição da Reforma Tributária, essa camada deixa de conversar apenas com a contabilidade e passa a conversar com a liquidação financeira. Voltamos a esse ponto adiante.

Onde o dinheiro escapa quando a conciliação falha

Falar em benefício genérico ajuda pouco. Por isso, vale olhar onde a perda acontece de fato em uma operação com volume.

Taxa aplicada acima do contratado

Cada adquirente tem tabela por bandeira, por modalidade e por faixa de parcelamento. Assim, um percentual aplicado acima do contratado é quase invisível na transação individual e relevante no mês.

Sem conferência por transação, a diferença nunca é contestada dentro do prazo.

Cancelamento, estorno e chargeback

Esses eventos nascem depois da venda e alteram um crédito já previsto. Quando não são amarrados à transação original, produzem duas falhas ao mesmo tempo: um recebível fantasma no contas a receber e o risco de cobrança indevida ao cliente.

Antecipação com custo não conferido

A antecipação muda a data e o valor do crédito. Contudo, se o custo efetivo não é conferido contra o que foi contratado, a operação vira uma linha de crédito cujo custo real ninguém mede.

Repasse que simplesmente não chega

Isso acontece com arquivo não processado, agenda quebrada ou transação presa em ajuste. Sem conferência transação a transação, a ausência de um crédito não gera alerta, porque o total do dia continua parecido com o total esperado.

Como fazer a conciliação financeira

O processo abaixo vale para qualquer um dos tipos. Entretanto, mudam as bases comparadas e a chave de casamento.

1. Defina a granularidade antes de tudo

Primeiro, decida o nível em que a conferência acontece: transação, título e evento. Esse critério é o que separa uma conciliação que explica a diferença de outra que apenas registra que ela existe.

2. Reúna as bases na mesma janela

Em seguida, reúna venda registrada, arquivo da adquirente, extrato bancário no padrão FEBRABAN, retorno de cobrança em CNAB e lançamento contábil.

Todas as bases precisam cobrir exatamente o mesmo período, com o mesmo critério de corte. Caso contrário, a diferença encontrada é apenas de janela.

3. Normalize antes de comparar

Adquirente, banco e ERP nomeiam a mesma coisa de formas diferentes. Além disso, data de venda, data de captura e data de crédito não são a mesma data, assim como valor bruto e valor líquido não são o mesmo valor.

Por isso, a normalização é o que evita divergência falsa. E divergência falsa é o que faz o time parar de confiar no relatório.

4. Case por chave, não por valor

Em seguida, o casamento acontece por identificador da transação, código de autorização, NSU ou número do título.

Casar por valor, ao contrário, gera acerto por coincidência, principalmente em operações com muitos tíquetes de valor parecido.

5. Trate a divergência com responsável e prazo

Depois, toda diferença encontrada vira um item com dono, causa provável e prazo de resolução. Contestação junto a adquirente e a banco tem janela definida, e divergência que envelhece em planilha vira perda aceita.

6. Registre a trilha

Por fim, guarde o que foi comparado, o que divergiu, o que foi ajustado e quem ajustou. É o que sustenta auditoria, fechamento contábil e, cada vez mais, conferência fiscal.

Os erros que fazem a conciliação financeira falhar

O primeiro erro é conciliar por saldo, e ele merece repetição porque é o que mais sobrevive em operações grandes. Afinal, dá a sensação de que está tudo certo.

Em segundo lugar vem a periodicidade longa. Conferência mensal empilha volume e estoura os prazos de contestação junto a adquirentes e bancos.

Já o terceiro erro é a base fragmentada. Financeiro, contabilidade, fiscal e comercial olhando planilhas diferentes produzem quatro versões do mesmo número, e nenhuma delas serve para decidir.

O quarto é ignorar a diferença pequena. Valor baixo repetido em milhares de transações não é ruído, é padrão. Diferença que se repete tem regra por trás, e regra errada não se corrige sozinha.

Por último vem a dependência de pessoa. Quando a conciliação mora no arquivo de alguém, ela para nas férias dessa pessoa, e ninguém consegue reconstruir o critério que ela usava.

O que muda na conciliação financeira a partir de 2027

Aqui está a mudança que separa a conciliação financeira de hoje da conciliação dos próximos anos.

O split payment está previsto nos arts. 31 a 35 da LC 214/2025, e com ele o IBS e a CBS passam a ser separados no momento da liquidação financeira. Ou seja, o valor do tributo deixa de transitar pela conta da empresa.

Esse início está previsto para 2027, mesmo ano em que a CBS entra em alíquota plena e PIS e COFINS são extintos. Enquanto isso, 2026 segue como fase de teste, com IBS a 0,1% e CBS a 0,9%.

Nesse intervalo, os campos de IBS e CBS ficam obrigatórios nos documentos fiscais do regime regular a partir de 3 de agosto de 2026. Parte da operacionalização, porém, ainda depende de regulamentação, então percentuais e procedimentos entram como estimativa sujeita a regulamentação.

O crédito nasce da extinção do débito

Este é o ponto que muda a natureza da conferência. Pelo caput do art. 47 da LC 214/2025, o crédito de IBS e de CBS depende da extinção do débito correspondente, nas hipóteses do art. 27.

Portanto, não é o destaque na nota fiscal que garante o crédito. Ou seja, a comprovação de que o tributo foi extinto passa a ser um evento financeiro, e não apenas documental. E evento financeiro é exatamente o objeto da conciliação.

Caso queira o recorte completo desse mecanismo, vale ler sobre o papel do split payment na conformidade e na governança fiscal.

Ademais, a LC 214/2025 prevê o recolhimento pelo adquirente no art. 36, e a LC 227/2026 tratou da responsabilidade das plataformas no recolhimento. Dessa maneira, surgem eventos de liquidação novos, que precisam ser rastreados de forma individual.

A conciliação financeira e os tributos

Na prática, a conferência de venda contra crédito ganha uma terceira coluna: o valor separado como tributo naquela liquidação. Contudo, quem concilia por saldo total não enxerga essa coluna.

O valor líquido creditado cai e o total continua parecendo coerente, porque a diferença tem uma explicação plausível. Por isso, a pergunta a responder por transação é outra: o valor separado corresponde ao tributo devido naquela operação?

Errar para menos gera passivo. Errar para mais, por outro lado, destrói margem sem gerar passivo, e por isso raramente aparece em auditoria interna.

Trata-se do mesmo raciocínio que sustenta o que muda na operação das empresas em 2027, agora aplicado ao lado financeiro da operação.

Quando a planilha para de dar conta

Existe um ponto de ruptura, e ele não é sobre tamanho de empresa, mas sobre número de contrapartes.

Quando a operação tem várias adquirentes, vários bancos, vários meios de pagamento e regras de antecipação diferentes, a combinação cresce mais rápido do que o time.

O ERP não é o problema. SAP, TOTVS, Sankhya, Omie, Oracle e NetSuite foram desenhados para gerir o negócio de ponta a ponta, e fazem isso bem.

Entretanto, conciliar alto volume contra dezenas de layouts externos, que mudam sem aviso, é outra função, e segue a mesma lógica da preparação do ERP para a Reforma Tributária.

Por isso, a resposta madura é somar uma camada especializada de conciliação ao sistema que você já usa. Assim, o ERP segue como sistema de registro e a camada de conciliação assume a conferência contínua.

Conciliação 360º com o GRF

O GRF, Gestão de Relacionamento Financeiro, é a solução da OFM Systems para checagem e conciliação de empresas que trabalham com moeda on-line.

Na prática, ele interage com os sistemas de venda, com as operadoras e com os bancos, e identifica inconsistências entre adquirentes, contas a receber e crédito.

Primeiro, o sistema faz a validação automatizada dos extratos de pagamento e concilia cartão, débito, Pix e boleto contra o registro de vendas. Em seguida, confere os lançamentos frente ao extrato bancário no padrão FEBRABAN.

Já o contas a receber é tratado em padrão FEBRABAN e CNAB, e a mensageria com as instituições financeiras roda dentro do mesmo sistema.

O GRF ainda controla antecipações e taxas de serviço das operadoras, reduz falhas de recebimento, cancelamento, ajuste, chargeback e estorno, e concilia adquirentes de todo o país comparando suas taxas.

Como ele conversa com o sistema financeiro que já roda na sua empresa, a conciliação deixa de ser um esforço paralelo. Dessa forma, ela passa a ser uma camada contínua sobre a operação que existe.

Fale com um especialista da OFM

Cada operação tem um ponto de vazamento diferente. Em algumas, a perda está na taxa aplicada acima do contratado. Em outras, no cancelamento que nunca foi amarrado à transação de origem, ou no repasse que não chegou e não gerou alerta.

Portanto, se quiser enxergar esse recorte dentro da sua operação, fale com um especialista da OFM. Nós analisamos o seu cenário junto com você e mostramos onde a conferência está deixando dinheiro passar.

Conheça o GRF, Gestão de Relacionamento Financeiro